HSV DE RUISVOORN HELDEN

Privacy Statement HSV De Ruisvoorn Helden (2021)

HSV De Ruisvoorn Helden, gevestigd aan de Oude Dijk 10 Helden en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40164690. Deze privacyverklaring vormt een nadere uitwerking van het huishoudelijk reglement artikel 5 in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze Privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens HSV De Ruisvoorn Helden verwerkt en voor welke doeleinden deze worden gebruikt.

  1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS. 
  • HSV De Ruisvoorn Helden verwerkt (mogelijk) hierna genoemde persoonsgegevens indien u:
  • Zich inschrijft als lid bij HSV De Ruisvoorn, Sportvisserij Nederland, Sportvisserij Limburg (ledenadministratie sportvisserij Nederland en ter inzage voor HSV De Ruisvoorn Helden)
  • Een product afneemt bij Sportvisserij Nederland (deelnemen aan cursussen, wedstrijden, evenementen, abonnementen op magazines en of nieuwsbrieven)
  • Contact met ons opneemt (bijv. via mail, contactformulier op de website, telefonisch en dergelijke)
  • U formulieren invult op onze website om een lidmaatschap aan te vragen, deelnemen aan wedstrijden waarvoor inschrijving verplicht is gesteld door de organisatie, het vrijwillig invullen van de hengelvangstregistratie op de website.
  • HSV De Ruisvoorn Helden verzamelt (mogelijk) de volgende (persoons) gegevens:
  • Voorletters, voor - en achternaam;
  • Adresgegevens; (adres, postcode, provincie, land, woonplaats)
  • Telefoonnummer;
  • Geboortedatum (leeftijd) en plaats;
  • Geslacht;
  • rekeningnummer(s) (bankrekening);
  • E-mailadres;
  • Geslacht;
  • Overlijdensdatum;
  • LinkedIn, Facebook en Twitter;
  • Werkzaam bij de organisatie
  • Lidmaatschapsnummer(s);
  • Voertuig kentekenplaat i.v.m. autovergunning;
  • Voorts alle mogelijk relevante sportvisserijgegevens (zoals vrijwilligersfunctie(s) binnen de vereniging, afgenomen producten en diensten, hengelsportvoorkeuren, hengelsportresultaten e.d.);
  • Browsercookies alleen voor een goed werkende website;
  • Beeldmateriaal gemaakt van en tijdens evenementen (foto, video, geluidsopnamen e.d.).
  • Lidmaatschap
  • Persoonsgegevens: NAWTE + geboortedatum.
  • Grondslag: Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website).
  • Verwerkingen: Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten.
  • Verwerkt door: Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie.
  • Bewaartermijn: Gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding.

Sportvisserij Nederland beheert vanaf november 2020 de ledenadministratie. Alle leden dienen dan zoveel mogelijk met sportvisserij Nederland te communiceren over wijzigingen in hun lidmaatschap. Sportvisserij Nederland is verantwoordelijk voor het gedeelte m.b.t. de VISpas en de automatische incasso's.

Onze eigen ledenadministrateur zal wel verantwoordelijk blijven voor de distributie van de jaarvergunning en autovergunning van HSV De Ruisvoorn Helden voor de leden. Hij zal dus wel de bevoegdheid houden om in de ledenadministratie van sportvisserij wijzigingen aan te brengen en gegevens op te halen voor het aanmaken van deze vergunningen. Het financiële gedeelte zal tot bepaalde hoogte worden afgeschermd en beheert worden door sportvisserij Nederland.

Daarnaast heeft onze ledenadministrateur de bevoegdheid om rapportages te maken op verzoek van het bestuur. Daarvoor wordt het ledenadministratiesysteem van sportvisserij Nederland gebruikt. Onze ledenadministrateur heeft hier toegang voor. Hij zal wel met een gebruikersnaam en wachtwoord moeten inloggen. Er wordt door sportvisserij Nederland een beveiligingsprotocol gehanteerd zodat regelmatig een nieuw wachtwoord ingevoerd moet worden.

  • HSV De Ruisvoorn Helden kan deze gegevens (1.2 en 1.3) gebruiken om:
  • Het verstrekken van gepersonaliseerde visdocumenten (lidmaatschap);
  • Beleidsinformatie (beleidsformulering en optimalisering dienstverlening);
  • Voorlichting (informatievoorziening);
  • Onderzoek (binnen de hengelsport);

1.5     Nieuwsbrief

  • Persoonsgegevens: Naam en e-mailadres.
  • Grondslag: Ontvangen van de nieuwsbrief.
  • Verwerkingen: Informatie verstrekking in de vorm van nieuwsbrieven.
  • Verwerkt door: Secretaris/ledenadministrateur.
  • Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men aangemeld is en na afmelden nog maximaal tot het einde van het boekjaar (31 december lopende jaar tot uiterlijk 31 januari komende jaar).

Leden krijgen een nieuwsbrief toegestuurd via mail. De eerste nieuwsbrief zal jaarlijks worden toegestuurd aan alle leden. In deze nieuwsbrief zal de optie afmelden voor iedereen duidelijk worden weergegeven. Door gebruik te maken van deze optie wordt je afgemeld voor de nieuwsbrief en deze ook niet meer ontvangen.

Wil je de nieuwsbrief wel weer ontvangen dan dien je dit via e-mail aan te geven bij het secretariaat. Jaarlijks zal de database worden opgeschoond. Alle mailadressen zullen worden verwijderd uit de nieuwsbrief. Daarna zullen alle actuele leden voor het nieuwe jaar weer worden toegevoegd. Ook dan krijgt men de optie om zich weer af te melden voor de nieuwsbrief. Alleen op deze manier is het mogelijk het mailadressen bestand in orde te houden met de juiste mailadressen.

Nieuwe leden zullen worden opgenomen in het systeem en hebben dan de mogelijkheid om bij de voor hun eerste nieuwsbrief zich af te melden.

  1. INFORMATIE, WIJZIGING EN BEZWAAR

U kunt contact opnemen met HSV De Ruisvoorn Helden via e-mail: voor:

  • Recht op rectificatie;
  • Recht op vergetelheid;
  • Recht op beperking van verwerking;
  • Recht op kennisgevingsplicht;
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens
  • Recht van bezwaar

De privacy policy is vindbaar op onze website. Wij als vereniging verwijzen niet op al onze documenten waarop persoonsgegevens staan naar onze privacy policy.

  1. BEVEILING VAN UW GEGEVENS
    • HSV De Ruisvoorn Helden zal uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en ze niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is.
    • HSV De Ruisvoorn Helden treft adequate technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te Beveiligen.
    • Alleen het bestuurslid met de functie secretaris/ledenadministrateur heeft direct inzage in uw gegevens via een beveiligde omgeving. Wel kan het bestuur voor een goede bedrijfsvoering inzage vragen in uw gegevens.
    • Onze secretaris/ledenadministrateur is verplicht om zijn systeem (automatisch) regelmatig te voorzien van de benodigde updates om zo een veilig werkend systeem te hebben. Daaronder valt ook een gerenommeerde anti virus beveiliging
    • Uw gegevens staan opgeslagen op een separate HDD die beveiligd is met een wachtwoord. Op deze manier hoeven er geen persoonsgegevens te worden opgeslagen op een privé computer. Externe opslag media (Cloud services) zijn allen beveiligd met een wachtwoord.
  1. DERDEN
    • HSV De Ruisvoorn Helden kan uw gegevens aan de volgende derden verstrekken:
  • Sportvisserij Nederland, Sportvisserij Limburg of andere hengelsportverenigingen waar u lid bent;
  • NOC*NSF
  • Personen en instanties die zich bezig houden met de controle en handhaving van de Visserijwet 1963 en daarop gebaseerde regelgeving.
    • HSV De Ruisvoorn Helden verstrekt uw gegevens niet aan andere derden dan genoemd in artikel 4.1 tenzij u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven of HSV De Ruisvoorn daartoe wettelijk verplicht is op de grond van de wet of een gerechtelijke uitspraak.
  1. WIJZIGINGEN

Het kan voorkomen dat deze privacyverklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.